2008年10月23日
最高管理責任者（学長）
（2014年7月1日改正）
（2017年4月1日改正）
2023年3月1日改正
 

威廉希尔中文网站は、「研究機関における公的研究費の管理?監査のガイドライン（実施基準）」（平成１９年２月１５日文部科学大臣決定、威廉希尔中文网站３年２月１日改正）の趣旨や内容を踏まえ、公的研究費の不正使用の防止、適正かつ効率的な研究費の管理?監査を行うための体制を下記の通り定める。

１．機関内の責任体系の明確化

威廉希尔中文网站における公的研究費の運営?管理組織は、以下の通りとする。

（１）最高管理責任者：学長
大学全体を統括し、公的研究費の運営?管理について最終責任を負う。
不正防止対策の基本方針及び不正防止計画を策定?周知するとともに、それらを実施するために必要な措置を講じる。
統括管理責任者及びコンプライアンス推進責任者が責任を持って公的研究費の運営?管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮する。

（２）統括管理責任者：副学長
最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営?管理について大学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。
不正防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者であり、基本方針に基づき、大学全体の具体的な対策を策定?実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を最高管理責任者に報告する。

（３）コンプライアンス推進責任者：各学部長及び事務局長
大学内の各部局等における公的研究費の運営?管理について実質的な責任と権限を持つ。
コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示の下、次に掲げる業務を行う。

ア）自己の管理監督する部局における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告すること。 
イ）不正防止を図るため、部局内の研究費の運営?管理に関わる全ての構成員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督すること。 また、定期的に啓発活動を実施すること。
ウ）自己の管理監督する部局において、構成員が、適切に研究費の管理?執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導すること。

（４）相談窓口：財務管理課競争的研究資金担当係
公的研究費の使用に関するルールや事務手続き等について、大学内外からの相談を受け付ける窓口

（５）通報窓口：総務課長
大学内外からの不正使用等の相談窓口

（６）防止計画推進部署：財務管理課
不正の発生要因を調査し、大学全体の状況を整理?評価するとともに、それに対応する不正防止計画の策定?実施を行う。

（７）内部監査部門：総務課
会計書類の形式的要件等の財務情報をもとに執行状況及び体制不備等の検証を行う。

２．公的研究費の適正な運営?管理活動

当事者以外によるチェックが機能する発注?検収システムを以下の通りとして運営する。
 
（１）物品の調達：検収部署として文学部は財務管理課、人間生活学部及び大学院は総務課（花川オフィス）を充てる。
（消耗品類の調達）
研究者が、発注する際に見積書等の発注情報を検収部署に提出し、検収担当者が発注情報と物品を検品後、研究者に納品することを原則とする。
（備品の調達）
研究者が発注しようとする物品の「物件購入伺書」を検収部署に提出し、財務管理課で予算の確認を行い事務局長の決裁後、財務管理課で発注する。物品の納入後は検収部署で検品後、研究者に納品することを原則とする。
図書の場合は図書課で図書登録を行う。
 
（２）旅費の支払
旅費の支払については「出張伺」、「旅費支出承認願」に必要に応じて証票類を添付して財務管理課に提出する。航空運賃が必要な場合は、支払う金額を証明する請求書または領収書を添付することとする。また、出張後は財務管理課へ「出張報告（記録）書」を提出する。

（３）謝金、アルバイト料の支払
研究に必要な謝礼金を支払う場合は、まず、用務従事者へ内諾を得た上で、「謝金実施計画書」を財務管理課へ提出し、稟議決裁を受ける。用務後、「謝金支出承認願」に必要な証票類を添付し、部局責任者の確認印を受けた上で、財務管理課へ提出する。所得税の源泉徴収後に財務管理課より出金する。 アルバイトを雇用する場合は、「臨時職員採用伺」を総務課に提出し、雇用承認を受けることとし、雇用時間?業務内容を確認する「勤務表」に研究者及び部局責任者の確認印を受けた上で、財務管理課へ提出する。財務管理課は給与支払に係る手続きにより出金する。 

（４）その他
公的研究費に係る経理事務は、関係法令等に定めるほかは、学校法人藤学園経理規程ならびに関連する本学規程によることとする。

３．モニタリングの在り方

最高管理責任者は、物品の調達、旅費の支払、謝金、アルバイト料の支払等に係る運営管理手続きについて継続して検証するとともに、内部監査について次の通り定め、不正発生の防止に努める。
 
《内部監査について》
本学が採択されている全ての公的研究費について、内部監査部門が通常監査と特別監査を行う。
通常監査は帳簿上（書類上）の監査とし、採択されている課題全てについて実施する。
特別監査は、実際の使用状況や備品等の実査及び事実関係の厳密な確認を含めた監査とし、採択されている課題数の１割以上とする。
 
《監事?監査法人?内部監査部門との連携》
監事は、不正防止に関する内部統制の状況を大学全体の観点から確認し、必要に応じて意見を述べる。
監事、監査法人、内部監査部門の連携を強化し、公的研究費の適正な運営?管理の強化に努める。

４．不正な使用に係る調査と措置

公的研究費の使用に関して不正行為の疑義が生じた場合は、最高管理責任者は速やかに必要な調査を行うものとする。
調査の結果、不正行為に関与した教職員については本学規程により処分する。
また不正行為に関与した業者については、以後の取引について一定の期間停止する。